عدد اليوم
رأس الخيمة (وام)
نظم الأرشيف الوطني ورشة تعريفية (عن بُعد) بعنوان «تنظيم الوثائق والأرشيف في الجهات الحكومية بناء على متطلبات القانون الاتحادي رقم 7 لسنة 2008 بشأن الأرشيف الوطني ولائحته التنفيذية»، وذلك لفائدة موظفي الجهات الحكومية في إمارة رأس الخيمة، في إطار الدور الوطني الذي يؤديه على صعيد تقديم الدعم والخدمات الاستشارية والتدريبية للموظفين والمؤسسات الحكومية، وتطوير أداء أرشيفات المؤسسات الحكومية على طريق بناء نظام أرشيف وطني حديث.
إرث حضاري
أكد حمد المطيري مدير إدارة الأرشيفات في الأرشيف الوطني، أن أول من أدرك أهمية الوثيقة كإرث حضاري، ومنحها ما تستحق من اهتمام هو الباني والمؤسس الشيخ زايد بن سلطان آل نهيان، طيب الله ثراه، حين وجه بتأسيس الأرشيف الوطني عام 1968 ليكون موئلاً للسجلات والوثائق التاريخية التي تمثل ذاكرة الوطن، يُوصِّفها ويصنفها ويفهرسها ويحفظها للأجيال لأنها تمثل ركناً مهماً في القاعدة التي ترتكز عليها الهوية الوطنية، وهي تحوي في طياتها الحقيقة التاريخية.
وأشار المطيري إلى أهمية ذاكرة الوطن على مستوى الإنسان والمؤسسة والوطن وأهمية حفظها للأجيال القادمة، وأن الأرشيف الوطني يدعم المؤسسات الحكومية في المراحل الثلاث من عمر الوثائق، الجاري والوسيط والدائم «التاريخي»، موضحاً أنه يتابع مع أكثر من 319 جهة حكومية استكمال جميع الملاحظات المطلوبة منها للارتقاء بأرشيفاتها، وإلى اهتمام مواد القانون الاتحادي المذكور بكل مرحلة من عمر الوثيقة، وأن القانون ولائحته التنفيذية، وبعض الأدلة التوضيحية، مثل: دليل الحفظ، ودليل الإتلاف، ودليل الأرشفة الإلكترونية، كلها متاحة على الموقع الإلكتروني للأرشيف الوطني.
متطلبات أساسية
وعرّف مدير إدارة الأرشيفات بالمتطلبات القانونية الأساسية لتنظيم الأرشيف بالدولة، وهي: إنشاء وحدة تنظيمية للأرشيف في كل جهة حكومية، وتأهيل الموظفين، وإعداد سياسات الأرشيف، وإعداد إجراءات العمل، وإنجاز قوائم الجرد، وإعداد خطة التصنيف الوظائفي للوثائق، وإعداد خطة حفظ الملفات، وتنظيم الأرشيف في مواقع الحفظ، وتجهيز قاعة لحفظ الأرشيف، وتوفير برنامج للأرشفة الإلكترونية.
واعتبر المطيري أن إنشاء وحدة تنظيمية للأرشيف ضروري للغاية، بوصفها حلقة الوصل بين الأرشيف الوطني والجهة. وحول تأهيل الموظفين قال: إن الأرشيف الوطني بالتعاون مع جامعة السوربون أبوظبي، قد اهتم بهذا الجانب فهناك تعاون على ثلاثة محاور: أولها الشهادة المهنية في إدارة الوثائق والأرشيف، والثاني في بكالوريوس إدارة الوثائق وعلوم الأرشيف، والثالث في برنامج الدراسات العليا، الماجستير في إدارة الوثائق والدراسات الأرشيفية، والذي سيبدأ مع مطلع العام الأكاديمي القادم.
وثائق سرية
وأكمل خبير الأرشفة الدكتور سفيان محمد بوحرات، القسم الثاني من الورشة التي تابعها عدد كبير من المختصين في مجال الأرشفة والمهتمين، فدخل في تفاصيل إنشاء وحدة تنظيمية لتنظيم الوثائق والأرشيف في الجهات الحكومية، وحدد مهامها، ثم ركز في أهمية جرد الوثائق والملفات كما وردت في المادة 21 من اللائحة، مبيناً أنها تتم في نهاية كل سنة، وعند نقل الوثائق من مكان إلى آخر حتى لا يضيع منها شيء، وبعد الكوارث لتقييم الأضرار التي تلحق بالوثائق.
وعرض بوحرات نموذجاً خاصاً بجرد الوثائق والملفات مستعرضاً تطبيق منهجية تصنيف الوثائق السرية، مشدداً على أهمية الانتباه إلى عدم تسرب الوثائق السرية أثناء تصويرها، أو أثناء حفظها إلكترونياً، وسلط الضوء على أحكام القانون الاتحادي بشأن سرية الوثائق.
